Med virkning fra 1. juli 2024 innføres en rekke endringer og tillegg til arbeidsmiljølovens ("aml.") regler om arbeidstakeres arbeidsvilkår. Endringene gjøres for å gjennomføre EU-direktivet om tydelige og forutsigbare arbeidsvilkår, vedtatt 20. juni 2019 (Direktiv (EU) 2019/1152 ("Arbeidsvilkårsdirektivet")).
Kort oppsummert vil det bli gjort endringer i arbeidsmiljølovens regler om:
- innholdet i den skriftlige arbeidsavtalen, frister for når denne og eventuelle endringer skal foreligge, samt presumsjonsregler for fast/midlertidig ansettelse og stillingsomfang.
- prøvetid, herunder prøvetidens varighet ved midlertidige ansettelser og adgangen til å avtale ny prøvetid ved fornyelse av arbeidskontrakt.
- deltids- og midlertidige ansatte gis en lovfestet rett til å be om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår.
I det følgende vil vi gi en nærmere redegjørelse for de kommende endringene og reflektere rundt hvilke konsekvenser disse vil få for arbeidsgivere. I redegjørelsen viser vi gjennomgående til arbeids- og inkluderingsdepartementets vurderinger inntatt i Prop. 130 L (2022-2023).
På et overordnet nivå bemerker vi at flere av endringene innebærer kodifisering av gjeldende rett; altså at regelen som innføres allerede følger av øvrige rettskilder som lovforarbeider eller rettspraksis. For disse tilfellene, ser Kvale verdien i å tilgjengelig- og tydeliggjøre reglene ved å innta dem i arbeidsmiljøloven. Samtidig innebærer lovendringene en rekke nye krav som pålegges arbeidsgivere, og som vil innebære større administrativt arbeid. Departementet rettferdiggjør dette med arbeidstakeres behov for tydelige og tilgjengelige arbeidsvilkår.
Kvale vil på bakgrunn av kommende lovendringer starte forarbeidet med å justere våre standard arbeidsavtaler og annet relevant materiell.
1. Nye minimumskrav og frister for den skriftlige arbeidsavtalen, samt presumsjoner for fast ansettelse og stillingsprosent
Nye minimumskrav til innholdet i den skriftlige arbeidsavtalen, jf. aml. § 14-6 første ledd
Fra 1. juli 2024 innføres tillegg til eksisterende minimumskrav for den skriftlige arbeidsavtalen, samt noen helt nye minimumskrav. I det følgende gjennomgår vi de tilleggene som vurderes å ha størst betydning.
I bokstav g om arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger, innføres et tillegg av "eventuell rett til annet fravær betalt av arbeidsgiver". Departementet presiserer at dette vil omfatte i) lønnet fravær arbeidstaker har lovfestet krav på, ii) fravær som er lovfestet, men hvor krav om betaling følger av individuell eller kollektiv avtale, og iii) fravær der retten til både fravær og betaling følger av avtale. Dette vil kun gjelde betalt fravær, hvilket innebærer at fravær der utbetaling for eksempel skjer fra folketrygden, ikke omfattes. Derimot omfattes fravær der arbeidsgiver supplerer med lønn på toppen av ytelser fra andre.
Dagens minimumskrav om oppsigelsesfrister utvides til også å gjelde "fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet", jf. bokstav h. Det holder å vise til arbeidsmiljølovens (og eventuell tariffavtales) bestemmelser, herunder §§ 15-1, 15-3 og 15-4.
I ny bokstav m, innføres et minimumskrav om "ordninger for vaktendringer, jf. § 10-3, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slik arbeid". Aml. § 10-3 gjelder arbeidsgivers plikt til å utarbeide en arbeidsplan for arbeidstakere som jobber til ulike tider på døgnet, og ordninger i den forbindelse skal av den grunn fremgå av arbeidsavtalen. Videre innebærer formuleringen "arbeid utover avtalt arbeidstid" at ordninger for både merarbeid og overtidsarbeid også skal fremgå av arbeidsavtalen. Det skal informeres om adgangen til å pålegge slikt arbeid, samt betaling for dette.
For bemanningsforetak, stilles det fra 1. juli 2024 krav om at arbeidsavtalen skal opplyse om "innleiers identitet" så snart denne er kjent, jf. ny bokstav o. Departementet presiserer at det ikke skal stilles krav om at det opprinnelige avtaledokumentet revideres og signeres av begge parter hver gang plikten skal oppfylles. Det vil være tilstrekkelig at innleiers identitet opplyses gjennom et skriftlig vedlegg eller tilleggsdokument til arbeidsavtalen.
I ny bokstav p, vil det bli innført et minimumskrav om "rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr". Dette omfatter ikke utdanningspermisjon etter aml. § 12-11, eller grunnleggende opplæring som skjer i alle arbeidsforhold. De tilfellene kravet er ment å gjelde, er krav på opplæring som følger av (tariff)avtale, arbeidsgiverpolicy e.l. Poenget er hovedsakelig å gi arbeidstaker informasjon om omfanget av opplæringstilbudene. Hvor omfattende opplysningene i arbeidsavtalen må være, skriver departementet at vil variere ut fra de konkrete forholdene.
Det skal videre lovfestes et minimumskrav om "ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse", jf. ny bokstav q. I forarbeidene listes opp sosiale bidrag ved sykdom, fødsels- og foreldreytelser, ytelser i forbindelse med yrkesskade og arbeidsrelatert sykdom, samt alderdoms-, uførhets-, etterlatte-, arbeidsledighets-, førtidspensjons- og familieytelser. I tillegg til dette, nevner departementet skatte-, pensjons- og forsikringsbetalinger. Videre presiseres at minimumskravet gjelder ytelser som følger av både lov og avtale, samt forskuttering av ytelser.
I tillegg til de gjennomgåtte tilleggene, blir det inntatt minimumskrav om det tilfellet at arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted (bokstav b), særskilt angivelse av arbeidstakerens lønnselementer (bokstav i) og opplysning om varierende arbeidstid (bokstav j).
I norske arbeidsavtaler er det vanlig å benytte seg av henvisninger til virksomhetens til enhver tid gjeldende administrative ordninger e.l. Departementet skriver at arbeidsmiljøloven ikke stenger for at informasjon kan gis gjennom henvisning i arbeidsavtalen til vedlegg eller andre tilleggsdokumenter, så lenge de oppfyller Arbeidsvilkårsdirektivets krav til utlevering av informasjon. Elektronisk utlevering, som er den vanligste utleveringsformen, forutsetter etter Arbeidsvilkårsdirektivet artikkel 3 at opplysningen er i) tilgjengelig for arbeidstaker, ii) kan lagres og skrives ut, og iii) at arbeidsgiver kan dokumentere at opplysningene er gitt eller mottatt.
Departementet vurderer slik henvisning konkret for det nye minimumskravet om sosial sikring i bokstav q. I den forbindelse skriver Departementet følgende: "At informasjonen gjøres tilgjengelig men at arbeidstaker selv må "oppsøke" den, er ikke tilstrekkelig". Arbeidsgiver må derfor gjøre løpende oppdateringer i arbeidstakernes tillegg/vedlegg til arbeidsavtalen ved endringer i administrative ordninger e.l. Departementet viser til at "dagens teknologiske løsninger" medfører at dette ikke vil innebære uforholdsmessige administrative byrder sett opp mot arbeidstakers behov for tilgjengelig og oppdatert informasjon.
Departementet understreker for øvrig at endringene i aml. § 14-6 om hvilke opplysninger den skriftlige arbeidsavtalen minimum skal inneholde, ikke tar sikte på å endre gjeldende grenser for arbeidsgivers styringsrett. Bakgrunnen for lovendringene er å forbedre arbeidstakers rett til informasjon om de vesentlige punktene i arbeidsforholdet. Hva som ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett og hva som er bindende avtalevilkår må fortsatt vurderes konkret, som i dag.
For allerede eksisterende arbeidsforhold pr. 1. juli 2024, vil arbeidstaker kunne anmode om at sin skriftlige arbeidsavtale skal suppleres i tråd med endringene i aml. §§ 14-6 første ledd og 14-7 (se straks nedenfor). Slik anmodning skal i så tilfelle etterkommes "tidligst mulig og senest to måneder etter at den er mottatt".
Nye informasjonskrav til arbeidstaker som sendes til utlandet, jf. aml. § 14-7
Følgende tillegg lovfestes for arbeidsavtalen til arbeidstaker som sendes til utlandet:
- Angivelse av hvilket land arbeidet skal utføres i.
- Angivelse av utgiftsdekning til arbeidstakerens hjemreise.
- Dersom arbeidstakeren sendes til et annet land innenfor EØS-området:
- Lønnen arbeidstakeren har krav på etter gjeldende rett i vertslandet.
- Eventuelle ytelser som spesifikt gjelder utsendelsen, og eventuelle ordninger for godtgjørelse av utgifter til reise, kost og losji, der dette er relevant.
- Lenke til det sentrale offisielle nasjonale nettstedet som er etablert i vertslandet etter Utsendingsdirektivet (direktiv 2014/67/EU) artikkel 5 annet ledd.
Når det gjelder endringene og tilleggene som er gjort med hensyn til utgiftsdekning, presiserer departementet at reglene kun innebærer informasjonsrettigheter, og pålegger ikke arbeidsgiver å dekke arbeidstakers utgifter.
Innstrammede frister for når skriftlig arbeidsavtale, og endringer i denne, skal foreligge, jf. aml. §§ 14-5 (2) og 14-8
Etter dagens regelverk er fristen for at skriftlig arbeidsavtale foreligger, samt at eventuelle endringer tas inn i denne, én måned etter arbeidsforholdet begynte eller endringen trådte i kraft.
Fra 1. juli 2024 innstrammes fristen ved at skriftlig arbeidsavtale skal foreligge senest syv dager etter arbeidsforholdets begynnelse. Endringer i arbeidsforholdet skal være inntatt i arbeidsavtalen senest den dagen endringen trer i kraft. For begge innstrammingene viser departementet til at de korte fristene kan bli utfordrende for arbeidsgivere, men påpeker at det normalt ikke vil by på store problemer og uansett vil være i arbeidstakerens interesse.
Presumsjonsregler i aml. § 14-6 tredje og fjerde ledd
Fra 1. juli 2024 innføres to presumsjonsregler for det tilfellet at den skriftlige arbeidsavtalen er mangelfull med hensyn til angivelse av i) om arbeidsforholdet er midlertidig og ii) stillingsomfang.
Dersom det i arbeidsavtalen ikke fremkommer at arbeidsforholdet er midlertidig eller stillingens omfang, skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse eller arbeidstakers påstand om stillingsomfang, såfremt arbeidsgiver ikke gjør noe annet "overveiende sannsynlig". I slike tilfeller pålegges arbeidsgiver altså en streng bevisbyrde.
Departementet viser til at presumsjonen for fast ansettelse ved manglende angivelse av arbeidsforholdets midlertidighet er en kodifisering av gjeldende rett, ettersom en slik presumsjon tidligere har vært fastslått i rettspraksis. Når det gjelder presumsjonen om å legge arbeidstakers påstand om stillingsomfang til grunn ved manglende angivelse av denne i arbeidsavtalen, peker departementet på at det kun er beviskravet som er skjerpet, og viser til den generelle, ulovfestede regelen om at uklarheter skal tolkes i arbeidstakerens favør.
2. Nye regler for i) prøvetidens varighet ved midlertidige ansettelser og ii) adgangen til å avtale ny prøvetid ved fornyelse av arbeidskontrakt
Maksimal varighet av prøvetid ved midlertidige ansettelser, jf. aml. § 15-6 tredje ledd annet punktum og statsansatteloven § 15 første ledd
Arbeidsvilkårsdirektivet stiller krav om at prøvetidens varighet for midlertidige ansettelser står i et rimelig forhold til kontraktens forventede varighet og til arbeidsforholdets art. Med bakgrunn i behov for klarhet og forutsigbarhet, vil det fra 1. juli 2024 ikke kunne avtales prøvetid i midlertidige arbeidsforhold som "overstige[r] halvparten av ansettelsesforholdets varighet".
Regelen vil kun få relevans for midlertidige ansettelser med varighet på under tolv måneder, ettersom hovedregelen i aml. § 15-6 tredje ledd og statsansatteloven § 15 første ledd om maksimalt seks måneders prøvetid også gjelder for midlertidige ansettelser med lenger varighet enn tolv måneder.
Prøvetid ved fornyelse av arbeidskontrakt, jf. aml. § 15-6 femte ledd og statsansatteloven § 15 første ledd
Det innføres en begrensning i adgangen til å avtale ny periode med prøvetid, dersom arbeidstakeren skal fortsette i samme stilling eller i en stilling som i det vesentlige er likeartet med stillingen arbeidstakeren har hatt. Begrensningen vil gjelde uavhengig av om arbeidstakeren har vært ansatt i en midlertidig eller fast stilling, og uavhengig av om den nye stillingen er midlertidig eller fast. I vurderingen av om en stilling er likeartet, vil det være relevant å se hen til rettspraksis på området.
Ved overgang fra midlertidig til fast ansettelse, kan ny prøvetid likevel avtales dersom arbeidstakerens tidligere ansettelsestid og ny prøvetid samlet sett ikke overstiger seks måneder. Denne åpningen er særlig praktisk dersom prøvetiden i første omgang har vært kort fordi det midlertidige arbeidsforholdet var kortvarig. Departementet mener at hele den tidligere ansettelsestiden skal medregnes, begrunnet i at partene også i tiden etter utløpet av første prøvetid har kunnet prøve ut arbeidsforholdet i tråd med hensynene bak prøvetidsreglene.
3. Ny bestemmelse om deltids- og midlertidige ansattes adgang til å be om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår
Det blir innført en ny bestemmelse i aml. § 14-8 a, som gir deltids- og midlertidige ansatte som har vært ansatt i virksomheten i mer enn seks måneder og som er ferdig med eventuell prøvetid, adgang til å be om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår. Ved slik forespørsel plikter arbeidsgiver innen én måned å gi et skriftlig og begrunnet svar til den ansatte. Den ansatte kan videre fremme ny forespørsel om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår allerede etter seks måneder.
Etter Arbeidsvilkårsdirektivet artikkel 12, kan arbeidstaker be om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår "hvor en sådan finnes". Ny bestemmelse i aml. § 14-8 a inneholder ikke en slik avgrensning. Dette innebærer at arbeidsgiver plikter å gi en skriftlig redegjørelse til den ansatte, til tross for at det ikke eksisterer/er tilgjengelig en ansettelsesform med andre vilkår. Kvale mener dette pålegger arbeidsgivere en unødvendig omfattende plikt.
Plikten om en skriftlig redegjørelse kommer i tillegg til en rekke andre plikter arbeidsgiver er pålagt i gjeldende lovverk når det kommer til deltids- og midlertidige ansatte. Kvale peker på ulempen ved å innføre for mange forpliktelser med ulike tidsfrister. Arbeidsgivere pålegges stadig flere informasjons-, drøftings- og dokumentasjonsplikter, og overholdelse av disse vil i realiteten kunne gå på akkord med overholdelse av andre plikter. Det må være et rimelig forhold mellom arbeidsgivers forpliktelser for å sikre arbeidstakere trygge arbeidsvilkår, og den reelle virkning dette får for de ansatte.
